Personalia
Pemilik :Keuskupan Agung Medan; Stokeholders :Kapusin Propinsi Medan (Koordinator Komisi Asrama), Yayasan Uskup Agung Sugyo Pranoto, Orangtua; Penanggungjawab : Pastor Paroki St. Pius X Aekkanopan; Koordinator : Pastor Hiasintus Sinaga OFMCap.; Penasehat : Drs. Edison Sinaga (Kepala SMA St. Josef), L. Hutapea (Kepala SMP St. Josef), Dormianna Butarbutar (Kepala Sekolah SD St. Josep}, Ketua : Feri Sandra Brutu (Guru di Sekolah St. Yosef); Wakil Ketua : Vandenaker Simanjuntak, S.Ag. (Guru BP di Perguruan St. Josef); Bendahara : Novi Keliat, SPd.(Guru di Sekolah St. Josef); Staff Pendamping dan Logistik: Marini Simanjuntak ; Br. Konstantinus Kudadiri, OFMCap dan Fr. Topper (Ramses Nainggolan, OFMCap)
Uraian Tanggung Jawab Secara Umum
Penanggungjawab
a) Sebagai pastor paroki (wakil pemilik) dan sekaligus koordinator Komisi Asrama Kapusin (wakil badan pengutus), bertanggung jawab atas segala hal yang terjadi di asrama. Pertanggungjawabannya terarah baik ke pihak orangtua anak, yayasan / sekolah, masyarakat maupun ke lingkup Gerejani. b) Sebagai wakil pemilik dan wakil badan pengutus berhak untuk merestui dan menolak serta mengevaluasi segala kebijakan yang dibuat dan yang akan dibuat oleh koordinator dan para Pembina.
c)Sebagai animator mengusahakan secara rutin untuk memanggil rapat demi terselenggarannya upaya-upaya pelaksanaan misi (dalam bentuk program jangka pendek, menengah dan panjang) untuk pelan-pelan semakin mendekati penggapaian visi.
d)Bersama dengan koordinator dan para Pembina terutama dengan ekonom pelan-pelan merancang pembenahan-pembenahan bangunan yang laik pakai dan fasilitas lainnya.
Koordinator
a) Sebagai perpanjangan tangan dari Penanggungjawab mengkoordinir peran dan tanggungjawab karyawan / ti atau Pembina demi penunaian misi.
b)Secara khusus bersama ketua berkoodinasi untuk menata program harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan serta menjamin pelaksanaanya dan kemudian mempertanggungjawabkannya kepada penanggungjawab. c) Menjamin terselenggarannya rapat evaluatif yang rutin sekali sebulan.
d)Mengundang penanggungjawab untuk hadir dalam pertemuan / rapat bersama Pembina dan bahkan terbuka kemungkinan pertemuan dengan anak-anak asrama.
e) Bersama dengan ekonom paroki dan bendahara Asrama mengatur keuangan dan mempertanggungjawabkannya kepada Penanggungjawab.
f) Turut ambil bagian dalam tugas pembinaan anak sesuai dengan jadwal-jadwal yang dibuat secara tersendiri.
g) Sedapat mungkin meluangkan waktu untuk turut bekerja dan beraktivitas dengan para Pembina dan para anak didik.
Ketua
a) Sebagai wakil dan perpanjangan tangan dari koordinator mengatur kerjasama yang baik dengan semua Pembina dan karyawan.
b)Secara khusus bersama koordinator berkoodinasi untuk menata program harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan serta menjamin pelaksanaanya dan kemudian mempertanggungjawabkannya kepada penanggungjawab. c)Mengelola segala bentuk kegiatan dan aktivitas anak sepanjang hari serta berkoordinasi dengan semua Pembina / karyawan dan juga bersama dengan ketua-ketua kelas dan ketua-ketua kelompok kategorial / seksi-seksi.
d) Bersama dengan Koordinator dan bendahara menata administrasi kantor asrama.
e) Membagi tugas dan tanggungjawab khusus masing-masing Pembina.
f) Membagi tugas pendampingan menurut kelas sekolah anak atau menurut kelompok umur dan jenis kelamin dan bakat anak.
g) Sebagai partner coordinator, bersama penanggungjawab merancang perkembangan asrama ke depan termasuk dengan segala perancangan bangunan, fasilitas, keuangan dan program-program pembinaan terutama jangka panjang dan menengah.
Bendahara
a) Mengelola keuangan dengan transparan serta mempertanggungjawabkannya kepada koordinator dan selanjutnya koordinator mempertanggungjawabkannya kepada penanggungjawab atau ekonom paroki untuk kemudian dilaporkan ke Keuskupan Agung Medan.
b)Bekerja sama dengan Penanggungjawab dapur mengatur menu dan urusan perbelanjaan dapur. c)Bekerjasama dengan ketua dan koordinator merancang pembenahan-pembenahan fasilitas yang dibutuhkan terutama fasilitas yang sangat mendesak dibutuhkan segera.
d)Membuat laporan keuangan sesuai dengan system pembukuan paroki atau KAM.
Penanggungjawab Logistik
a) Mengatur menu makanan bersama dengan bendahara dan ketua
b) Mengatur belanja dapur dengan bendahara
c) Bersama ketua dan Pembina lain mengatur dan mengkoordinir kelompok tugas memasak dan kebersihan dapur dan alat-alat memasak termasuk cuci piring dengan ketua-ketua kelompok anak.
d)Menanggung jawabi pemeliharaan dan kesiap-pakaian semua barang-barang atau perabot dapur.
Uraian Tugas Lebih Lanjut
Pendampingan Dan Pengawasan Anak
Setiap pembina bertanggungjawab:
a) Melaksanakan tugas piket sebagaimana tertera dalam pembagian tugas di atas.
b)Terlibat aktif dalam pendampingan dan pengawasan anak kendati tidak sedang bertugas sebagai piket.
c) Membangunkan anak setiap pagi dan sore hari.
d) Mendampingi dan mengawasi anak pada saat studi di ruang kelas dan mengawasi anak pada saat menjelang tidur.
e) Ketika tidak sedang piket, berkeliling kompleks asrama. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari anak yang tidak ikut makan dan pergi bersembunyi.
f) Mendampingi dan mengawasi serta mengajari anak bekerja setiap kali jam kerja rumah atau kerja bakti.
g) Memimpin ibadat untuk anak pagi dan malam hari sebagaimana diaturkan dalam pembagian tugas (disepakati bersama).
h) Ikut serta mendampingi anak ke gereja dan mengikuti perayaan ekaristi sesuai dengan jadwal harian.
i) Mendampingi kelas dampingan.
j) Memanggil anak yang bermasalah atau yang melanggar peraturan.
k) Mengajari dan mendampingi anak agar menjaga keawetan segala fasilitas dan sarana yang ada di asrama.
l) Memperhatikan kunci-kunci pada saat anak-anak tidur malam dan pada saat di sekolah atau libur.
m) Berkonsultasi kepada rekan kerja (secara khusus kepada coordinator) perihal pembinaan dan segala keadaan yang sedang terjadi di asrama.
Pemeliharaan Dan Pemeliharaan Fasilitas Dan Prasarana
Setiap Pembina bertanggungjawab:
1. Membuat inventarisasi barang-barang keseluruhan lengkap dengan keterangan kondisinya.
2. Memperhatikan perawatan dan bila mungkin memperbaiki peralatan kerja yang rusak.
3. Memperhatikan dan bila mungkin memperbaiki fasilitas dan prasarana asrama yang rusak.
Urusan Administrasi Dan Keuangan Asrama
a)Mengurus segala administrasi Asrama
b)Mengirimkan surat ke sekolah yang berhubungan dengan anak dan kepada orangtua anak bila dibutuhkan.
c) Mengurus pembukuan keuangan asrama.
d) Membuat laporan bulanan dan rekapitulasi bulanan serta tahunan keuangan asrama.
e) Bersama-sama dengan rekan kerja lain dan koordinator memperhatikan belanja asrama.
Urusan Logistik
a) Balanja keperluan asrama.
b) Membuat laporan keuangan perbelanjaan yang diserahkan setiap kali belanja kepada bendahara asrama untuk kemudian dipertanggungjawabkan kepada ekonom paroki.
c) Memasak makanan dan keperluan asrama setiap harinya.
d) Memperhatikan dan menjaga kebersihan dan kerapian kamar makan, dapur, gudang dapur, tempat cuci piring dan lokasi sekitar dapur.
e) Bersama dengan Lasni Simbolon menjaga keawetan peralatan makan dan segala perlengkapan dapur.
f) Bekerjasama dengan Bendahara dan kordinator memperhatikan menu asrama
Pendampingan Anak Di SekitarRuang Logistik
a) Mendampingi dan mengajari anak bekerja di dapur. Dalam hal ini, anak bekerja di dapur bukan sebagai tugas utama. Mereka hadir di dapur sebagai pembinaan tanggung jawab dan etos kerja anak.
b) Mendampingi dan mengawasi anak ketika pembersihan ruang makan dan mencuci piring setelah selesai makan.
c) Mendampingi dan mengawasi anak yang bekerja di dapur, baik pada saat anak membantu memasak maupun pada saat kerja bakti.
d)Bekerjasama untuk menjaga anak ketika hendak tidur malam.
Kebersihan Umum
Setiap pembina bertanggungjawab:
a) Memperhatikan dan memelihara kebersiahaun umum seluruh lingkungan asrama.
b) Menuntun dan mengajari anak untuk semakin membudayakan dan mencintai kebersihan, keindahan dan kerapian.
Pendampingan Anak Menurut Kelompok Minat /Bakat
Untuk tahap awal ini pendampingan anak sesuai kelompok minat / bakatnya kita batasi diri dulu terhadap : Latihan Kepemimpinan; Latihan Seni dan Olahrga dan Bahasa Inggris dan Pemacuan anak berprestasi di sekolah.
Untuk tahap pertama dibuat penjaringan dan pengelompokannya kemudian diatur bagaimana mereka didampingi. Jika kondisi keuangan dan ritme keseharian kita sudah maju selangkah lebih baik, kita akan mencoba menambah kelompok lain seperti bakat computer dengan on line internet dan minat dalam bidang perpustakaan.
